2013/09/25

議事録を書いていて気づく、メモの取り方のポイント


山田です。

最近は開発だけでなく、営業活動も行っています。営業活動をすれば当然議事録を書くわけですが、これが結構難しいですよね。いきなり清書ができるわけではないので、とりあえずメモを取るわけですが、これがなかなか役に立たなかったり、後で内容を思い出せないといったことが起こった経験はありませんか?

結局メモを議事録のフォーマットに清書するために何時間もかかるはめにならないために、やった方がいいこと。それは以下の3つ。


1.箇条書きで書くな、複雑なことは図解で書け

2.営業の目的と議題を先に書いておけ

3.決定事項と次のアクションは書く場所を意識して確保しておけ



1.箇条書きで書くな、複雑なことは図解で書け

箇条書きだと物事の関連性がわからなくなりがちです。
例えば商品の受発注のシステムの議論をしている時、図解で書けば、発注から受注、商品番号の発行や、それらの承認フローなどが簡単に表現できますが、箇条書きだとそうはいきません。

膨大な量の文章を一生懸命メモしたあげく、後で読み返すと何の議論のメモなのか、ある作業の流れのどの部分の話だったのか、わからなくなってしまいます。

普段パソコンでタイプしていて、よくこの失敗を繰り返す人は、是非図解でメモをとりましょう。



2.営業の目的と議題を先に書いておけ

議事録を取ることに夢中で、「何の目的で議論をしているのか」見失っていませんか?もしあなたが大切な議論、決定事項を記録ミスすることがあるなら、是非やりましょう。目的、議題をあらかじめ記入しておくことで、議論の中で「どんな課題を解決するために話し合いをしているのか」忘れにくく、大事なことを聞き逃したり、メモをし損ねるといったミスがなくなるはずです。



3.決定事項と次のアクションは書く場所を意識して確保しておけ

誰がどんな発言をしたか記録することは大切です。しかし最も大切なことは「何が決定して、次にどんな行動をしなければいけないのか」わかるようにすることです。

したがって意識的に「決定事項」と「次のアクション」を書くスペースを確保しておくことで、議事録で最も大切なことをしっかりと押さえることができます。

また次のアクションでは、「どこの誰が、どんなアクションをするのか」まで具体的に書くことがポイント。



以上です。

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